Produção de Festas #3 – Visita Técnica e Implantação

Dicas & Guias

No artigo anterior desta série (que pode ser visto aqui), Letícia Frungillo, nome à frente da Let’s Produções e autoridade máxima quando o assunto é produção de eventos, nos contou como funciona o processo de locação de um espaço para a uma festa e o que se deve ter em mente na hora de escolhê-lo. Agora, chega o momento de começarmos a pôr a mão na massa para a etapa seguinte: gerar a implantação do evento.
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Com o local da festa já definido, o próximo passo será gerar a implantação do seu evento, processo que precisará ser feito por um arquiteto ou engenheiro de segurança, para que seja protocolado no processo de liberação do alvará.

Esta planta é um documento obrigatório para qualquer festa que solicite liberação na prefeitura, e deve conter os cálculos de capacidade e saídas de emergência. O engenheiro de segurança é tecnicamente responsável pelos cálculos; caso haja qualquer problema de superlotação ou seja necessária evacuação do espaço, a segurança de todos será garantida por estes cálculos.

CALCULOS BÁSICOS

A apuração de capacidade de uma festa é simples: por lei, na cidade de São Paulo, são permitidas 2,5 pessoas por m², segundo caderno técnico do SEGUR-3 – Divisão Técnica de Local de Reunião, órgão regulamentador das necessidades para obtenção de um alvará na cidade. Sendo assim, uma festa para 1 mil pessoas, precisa ter pelo menos 400 m².

Mas é claro que não adianta nada o local ter 400 m² de área total e a pista 100 m², pois no auge da festa é onde todo mundo estará, e não vai caber a galera toda lá. Portanto, o ideal para que o público aproveite bem a festa é que no espaço de dança caiba pelo menos 80% do público total estimado – dando um exemplo, numa festa para 1 mil, é adequado que a pista tenha pelo menos 320 m².

Só que isso não é o suficiente para um bom planejamento do espaço. Todo local de evento precisa ter saídas de emergência direcionadas para pelo menos dois lados, já que nunca se pode considerar que todas as pessoas presentes irão evacuar o espaço pela mesma saída; é impossível. Existe um cálculo de vazão para saber a quantidade e tamanho das saídas de emergência, mas esta é uma informação complexa e o cálculo deve ser de responsabilidade do engenheiro de segurança.

A VISITA TÉCNICA E “ONDE FICA O QUÊ”

Um planejamento bacana do espaço é essencial para que a festa flua bem. As pessoas precisam conseguir circular entre os locais, e pra isso identificar onde fica cada coisa é extremamente importante. Para definir o posicionamento de cada setor do evento é necessário fazer o que chamamos de visita técnica (VT).

Nesta parte do processo, costumamos chamar alguns profissionais e fornecedores envolvidos na festa. Produtor executivo, produtor de montagem (quando tem), equipe de bar, equipe de cenografia, equipe de luz, equipe de som e fornecedor de gerador de energia são os principais profissionais requisitados nesta etapa.

STAGE

A primeira coisa que você precisa definir é onde fica a cabine do DJ ou palco dos artistas. A posição do stage vai definir todo o restante. Para estipular onde será o lugar das apresentações, é preciso estar atento a alguns pontos:

1. Como a energia chega ao palco?

É importantíssimo definir a posição do gerador em relação ao palco e verificar por onde passam os cabos. É bom que o equipamento não esteja muito longe da cabine, pois isso proporciona uma melhor qualidade de som. Muitas vezes o gerador fica atrás do DJ, a uma distância segura, é claro. Por isso é importante que este fornecedor participe da visita para validar o local do gerador, como ele vai chegar até lá e quantos metros de cabo serão necessários.

2. A acústica deste local é boa?

Aí é o fornecedor de som que vai dizer. Muitas vezes, você vai ver os técnicos de som batendo palmas em um ambiente fechado para verificar o eco do local. Estes mesmos técnicos também vão planejar o melhor lado para apontar as caixas, e o produtor vai verificar a melhor maneira de desviar o som dos vizinhos, se possível.

3. Como vai ser a luz?

A empresa de luz precisa ver o local e entender os pontos de fixação. Muitas vezes o projeto de luz é customizado, já pensando no local que foi definido para os artistas.

4. Vai ter cenografia? Já tem projeto?

A empresa de cenografia também precisa validar se o local da VT faz sentido para o que eles estão criando, ou se precisarão pensar em adaptações em cima do local definido.

5. Como o DJ chega na cabine? Tem um acesso por trás?

O ideal é que sim, tenha um acesso, mas muitas vezes… não tem, afinal, não é sempre que dá pra ter tudo. Nestes casos, é bom começar a pensar em algumas soluções.

6. O local tem camarins? Ou alguma sala que possa ser usada como ponto de apoio para os artistas?

Dependendo do evento, pode ser que a festa não tenha nenhum camarim ou tenha bem mais do que um. Alguns artistas exigem este item, outros entendem o contexto em situações em que o evento não dispõe de um ponto de apoio, mas o ideal é que exista um local específico pra quem vai se apresentar naquela ocasião possa deixar suas coisas e se aquecer antes da performance. Durante a visita, aproveite para pensar o acesso entre o camarim e a cabine.

SERVIÇOS

Entendemos por serviços: chapelaria, caixas, bares e banheiros.

Chapelaria – deve ficar sempre logo passando a entrada do evento, isso facilita pra que a pessoa possa guardar o que precisar com maior prontidão.

Caixas – hoje em dia funciona muito os volantes (staff que circula pelo evento carregando consigo sistema de caixa itinerante), mas caixa fixo também ajuda. Para os caixas fixos, também é melhor que estejam próximos à entrada, assim os participantes  o visualizam logo de cara e podem carregar seus cartões de consumo ou comprar fichas desde cedo. Todo mundo chega na festa com sede, então economizar na quantidade de caixas não é uma boa ideia. Caixa com fila significa menos vendas no bar, e menos vendas no bar é menos receita para a festa.

Bares – tem que ter perto da pista, óbvio, porque tem gente que, se puder, não sai da pista nunca. Mas é necessário também instalação de bar na área de descanso, para que a galera que sai pra tomar um ar e conversar também consiga beber seus drinks com tranquilidade. A equipe responsável por este setor precisa verificar onde ficará o estoque de bebidas — dentro do próprio bar ou em um local de base? Essa é uma definição que depende da dinâmica da festa e do que a equipe contratada para operar o bar achar melhor.

Banheiros – sempre que possível, posicionados em um local de boa visibilidade e com sinalização clara. Perto, mas não muito em cima da pista, porque é preciso deixar um espaço para eventuais formações de fila (que sempre esperamos que não seja grande). Se possível, é legal ter dois bolsões de banheiros em locais diferentes.

Esse é o básico a ser definido para a planta na visita técnica. Mas além disso, é importante pensar nos acessos…

ACESSOS

Acesso de publico – Quantas filas teremos?

  1. Com ingresso
  2. Sem ingresso / bilheteria para venda na porta.
  3. Fila para nome na lista ou aniversariante (?)

É ideal que o acesso de público seja largo o suficiente para gradear as filas de forma organizada, evitando tumultos na porta. Na melhor das hipóteses, toda fila deve ser organizada por grades. Fila sem grade é confusão na certa.

Acesso de staff – Dependendo do tamanho do evento, a equipe de staff pode ser grande! Por isso, é bom que o acesso de quem vai trabalhar seja separado do restante, uma entrada de serviço específica. Neste local, colocamos o credenciamento, onde todos integrantes da equipe precisam se identificar. Um profissional verifica na lista previamente enviada por todos os fornecedores se ele de fato vai trabalhar na festa, ou se está apenas tentando entrar sem pagar (o que rola muito). Para evitar estes espertinhos, quanto mais discreto e distante da entrada principal for o acesso de serviço, melhor.

Acesso de veículos – Importante lembrar que na montagem e desmontagem, o evento precisará de uma entrada de carga e descarga, por onde todos os fornecedores vão levar seus materiais. Pensando que muitos destes equipamentos podem ser de grande porte, é primordial checar durante a visita técnica se o local tem um portão por onde passe um caminhão — durante a festa pode ser necessária a entrada de um caminhão de gelo, por exemplo, por isso é bom planejar esta parte direitinho.

Ufa!
Com tudo isso definido, agora é partir para os orçamentos, mas isso é assunto para o próximo episódio. Continue acompanhando o Cognição Eletrônica.

SOBRE: LETICIA FRUNGILLO

Com mais de 15 anos de carreira, Leticia é proprietária da Let’s Produções, detentora de 3 prêmios Caio e já atuou na produção de mais de 100 shows e festivais, nacionais e internacionais.

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